Beschaffung Property und Facility Services

Von der Strategieberatung zur Qualitäts- und Leistungskontrolle

Intep unterstützt Sie optimal bei der Beschaffung von Facility Services und stellt Ihnen die richtigen Instrumente für die Führung des Property Managements zur Verfügung. Unsere Experten und Expertinnen unterstützen Sie ab der ersten Beratung bis zur Ausführung bzw. zur Kontrolle und Auswertung. Dabei bewerten wir Ihre Objekte gezielt und analysieren interne Prozessketten.

Aus Kundensicht müssen FM-Dienstleistungen (Facility Services) und das Property Management (Treuhänderische und performanceorientierte Immobilienbewirtschaftung) wirtschaftlich von hoher Qualität sein. Um dies zu gewährleisten, analysieren wir Ihre Prozesse, prüfen die aktuelle Vertragssituation und identifizieren Kosten- und Leistungspotenziale. Für Einzelgebäude oder Ihr Gesamtportfolio erarbeiten wir ein Ausschreibungskonzept und setzt dieses von der Ausschreibung und Vergabe bis zu Qualitäts- und Leistungskontrolle um. Mit einer gezielten Bewertung einzelner Objekte stellen wir Ihnen ein Steuerungsinstrument zur Verfügung, dass Ihnen eine zuverlässige Rentabilitätsüberprüfung, den umsichtigen Einbezug der schnell wechselnden Bedürfnisse von Geschäftsbereichen sowie die breit abgestützte Definition und die kluge Terminierung von Massnahmen erlaubt.

 

 

Hohe Qualität für zufriedene Gebäudenutzer

Heute wird die wirtschaftliche Attraktivität einer Immobilie, durch die hohe Qualität sowie hohen Standards bestimmt. So stehen Service, Verfügbarkeit der technischen Anlagen und das äussere Erscheinungsbild im Vordergrund. Gebäudebestandshalter und Asset Manager sind gefordert die Strategie hinsichtlich interner oder externer Leistungserbringung festzulegen. Zudem ist die rechtskonforme Übertragung der Betreiberverantwortung durch klare Leistungsschnittstellen und eindeutige Vertragsgestaltung für den Eigentümer entscheidend.

 

 

Neubauten oder Bestandsbauten

Bei einem Neubau liegt meist eine gute Datenlage für die Ausschreibung von Facility Services vor und der reibungslose Übergang vom Bau in den Betrieb steht im Vordergrund. Im Bestand hingegen liegt der Fokus darin, eine handhabbare Lösung für die Beschreibung der FM-Leistungen zu finden. Bei grossen Portfolios besteht durch eine Bündelung der Facility Services ein erhebliches Synergiepotenzial. Gleichermassen gilt es die Vielzahl uterschiedlicher Betriebs- und Leistungsmodelle sowie die Besonderheiten einzelner Objekte bei der Ausschreibung zu berücksichtigen.

 

 

Konzept und Umsetzung

Grundlage für das Ausschreibungskonzept ist die Analyse von Organisation, Leistungen und Abläufen im Bestand bzw. die Entwicklung einer Betriebsführungskonzeption bei Neubauten. In Abhängigkeit von der Datenlage und weiteren Rahmenbedingungen wird die Ausschreibungsstrategie
festgelegt. Die anforderungsgerechte Leistungserbringung wird mittels Servicelevels gestaltet. Optionale Leistungen, wie zum Beispiel das Leerstandsmanagement, können separat bearbeitet und abgerufen werden. So kann flexibel auf geänderte Randbedingungen im Gebäudebetrieb reagiert werden. Bei der Auswahl des geeigneten Anbieters von Facility Services ist neben der Wirtschaftlichkeit auch dessen Kompetenz und Leistungsfähigkeit zu bewerten. Die Einbindung dieser Aspekte in das Auswahlverfahren und in ein ausführungsbegleitendes Controlling stellt neben der Kundenzufriedenheit auch die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sicher. Unsere Kompetenz in der prozess- und bedarfsorientierten Ausschreibung von Facility Services haben wir bei der Entwicklung einer standardisierten Leistungsbeschreibung für CRB und IFMA Schweiz unter Beweis gestellt.

 

 

Unser Angebot

Mit einer Fünf-Phasen-Planung erstellen wir ein maasgeschneidertes Vorgehen und stellen damit sicher, dass unsere Lösungen perfekt auf Ihre Anforderungen passen.

 

Phase 1: Grundlagendefinition

Phase 2: Vergabeverfahren

Phase 3: Vertragsabschluss

Phase 4: Implementierung

Phase 5: Qualitäts- und Leistungskontrolle

 

 

Strategieberatung und Konzept

Wir unterstützen Sie bei der Entscheidung zur Ausschreibung Ihrer Facility Services unter Berücksichtigung von interner oder externer Leistungserbringung. Unsere Empfehlung stützen wir auf eine Prozess- und Organisationsanalyse sowie ein Kosten- und Qualitäts-Benchmarking. Die Überlegungen münden in einem Ausschreibungskonzept, in dem der Leistungsumfang und die Detaillierung festgelegt sind.

 

 

Ausschreibung Facility Services

Intep übernimmt die Ausschreibung der Facility Services und berücksichtigt hierbei Ihre individuellen Anforderungen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Servicelevels, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wahlweise nutzen wir für die LV-Erstellung Office-Anwendungen oder  Ausschreibungsprogramme. Wir werten die Angebote kosten- und qualitätsbezogen aus, unterstützen Sie bei den Vergabegesprächen und erstellen die Vertragsunterlagen.

 

 

Implementierung sowie Qualitäts- und Leistungskontrolle

Im Rahmen der Startup-Phase wird neben der Umsetzung vertraglich vereinbarter Leistungen auch die Erstellung von betriebsrelevanten Dokumenten durch intep begleitet. Wir stellen sicher, dass der Gebäudebetrieb strukturiert startet und Daten, Informationen sowie Berichtswesen korrekt erfasst werden.

 

Intep analysiert, ob in Ihren bestehenden Dienstleistungsverträgen alle notwendigen Leistungen vergeben und umfassend ausgeführt werden. Ausserdem untersuchen wir die Schnittstellen zwischen Asset-, Property- und Facility Management. Wir prüfen Ihre Vertragssituation und moderieren die betrieblichen Abstimmungsprozesse zwischen den Beteiligten. Darüber hinaus unterstützen wir Sie dabei Controllinginstrumente zu entwickeln, die eine anforderungsgerechte Qualitäts- und Leistungskontrolle gewährleisten.

 

 

 

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