Dienstleistungssteuerung

Das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) ist für den Bau, Unterhalt und Betrieb des Immobilienportfolios der zivilen Bundesverwaltung zuständig. Die einzelnen Objekte sind nach ihrer Nutzung in Portfolios zusammengefasst.

Intep erstellte für dieses Projekt zuerst die Ausschreibungen für die über 30 Objekte eines spezifischen Portfolios. Es wurden externe Dienstleister für die Reinigung, Hauswartung und technische Instandhaltung gesucht. Nach erfolgreicher Ausschreibung wurden die externen Dienstleister im Regelbetrieb begleitet.

Die Objekte des Portfolios erstreckten sich dabei über drei Sprachregionen. Das Projekt wurde dementsprechend in Deutsch, Französisch und Italienisch erarbeitet.

Ausschreibungen

Die Objekte des BBL-Portfolios sind in sechs Regionen aufgeteilt, welche sich über drei Sprachregionen der Schweiz erstrecken. Für jede dieser Regionen führte intep eine Ausschreibung durch, um externe Dienstleister für die Reinigung, Hauswartung und technische Instandhaltung zu finden.

Zu diesem Zweck wurden Vorlagen erstellt, welche die exakten Daten bezüglich Fläche und Betriebsanlagen angeben. Dadurch konnten die Rahmenbedingungen und die genauen Anforderungen der einzelnen Objekte eruiert werden. Diese Vorlagen bildeten die Grundlage für die Ausschreibungen. Intep begleitete das BBL während des ganzen Prozess der Ausschreibungen und führte den Prozess nahtlos in die Aufnahme des Regelbetriebs über.

Qualitätssicherung Regelbetrieb

Intep begleitete die externen Dienstleister der einzelnen Objekte bei der Aufnahme und Einführung des Regelbetriebs. Dazu dienten die Vorlagen aus dem Ausschreibungsprozess als Grundlage, um die Qualitätsstandards in den Bereichen Facility Management und Facility Services zu implementieren. Mittels Reportings wurden diese Prozesse stetig verbessert. Intep führte darüber hinaus regelmässige Audits vor Ort durch, um die Qualität sicherzustellen und gegebenenfalls anzupassen.

Dank einer einheitlichen Dokumentation konnten die Ansprüche objektspezifisch analysiert werden und die sich daraus ergebenden Erkenntnisse für alle Objekte des Portfolios verwendet werden. Die Prozessanalyse bezog dabei die operative wie auch die strategische Ebene mit ein. Es fanden einerseits Personalschulungen an den einzelnen Standort statt. Andererseits konnten standortspezifische Qualitätskontrollen standortübergreifend verglichen und ausgewertet werden, da der Austausch auf den verschiedenen Managementstufen des Dienstleiters Teil des Projekts war.