Beschaffung Property und Facility Services

Von der Strategieberatung zur Qualitäts- und Leistungskontrolle

Die Leistungserbringung von Property und Facility Services ist stark von der Organisationsstruktur und den vorhandenen Kompetenzen und Verfügbarkeit von Ressourcen abhängig. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Strategie des Immobilienmanagements der Organisation zu berücksichtigen und eine zukunftsgerichtete, ganzheitliche Betrachtung vorzunehmen.

Hohe Qualität für zufriedene Gebäudenutzer

Heute wird die wirtschaftliche Attraktivität einer Immobilie durch die hohe Qualität sowie durch hohe Standards bestimmt. So stehen Services, die Verfügbarkeit der baulichen und technischen Anlagen und das äussere Erscheinungsbild der Immobilie im Vordergrund. Gebäudebestandshalter und Asset Manager sind gefordert, die Strategie hinsichtlich interner oder externer Leistungserbringung festzulegen. Zudem ist die rechtskonforme Übertragung der Betreiberverantwortung durch klare Leistungsschnittstellen und eindeutige Vertragsgestaltung für den Eigentümer entscheidend.

 

Nachhaltig optimierte Prozesse

Um die hohe Qualität und Verfügbarkeit der Immobilie und deren Services zu gewährleisten, analysieren wir Ihre Prozesse, prüfen die aktuelle Vertragssituation und identifizieren Kosten- und Leistungspotenziale. Dabei steht die ganzheitliche Betrachtung mit dem Ziel eines nachhaltig optimierten Prozesses im Vordergrund. Für Einzelgebäude oder Gesamtportfolios erarbeiten wir ein Ausschreibungskonzept und setzen dieses von der Ausschreibung und Vergabe bis zu Qualitäts- und Leistungskontrolle um. Mit einer gezielten Bewertung einzelner Objekte stellen wir Ihnen ein Steuerungsinstrument zur Verfügung, das Ihnen eine zuverlässige Rentabilitätsüberprüfung, den umsichtigen Einbezug der schnell wechselnden Bedürfnisse von Geschäftsbereichen sowie die breit abgestützte Definition und die kluge Terminierung von Massnahmen erlaubt.

 

Neubauten oder Bestandsbauten

Die Herausforderungen bei der Beschaffung von Property- und Facility Services unterscheiden sich bei Neubauten, Bestandsbauten oder ganzer Portfolios und sind abhängig von den vorhandenen Datengrundlagen, der Organisation und der verfügbaren Ressourcen. Bei einem Neubau liegt meist eine gute Datenlage für die Ausschreibung von Facility Services vor und der reibungslose Übergang vom Bau in den Betrieb steht im Vordergrund. Im Bestand hingegen liegt der Fokus darin, eine handhabbare Lösung für die Beschreibung der FM-Leistungen zu finden. Bei grossen Portfolios besteht durch eine Bündelung der integralen Facility Services ein erhebliches Synergiepotenzial. Gleichermassen gilt es die Vielzahl unterschiedlicher Betriebs- und Leistungsmodelle sowie die Besonderheiten einzelner Objekte bei der Ausschreibung zu berücksichtigen.

 

 Konzept und Umsetzung

Grundlage für das Ausschreibungskonzept ist die Analyse von Organisation, Leistungen und Abläufen im Bestand bzw. die Entwicklung einer Betriebsführungskonzeption bei Neubauten. In Abhängigkeit von der Datenlage und den Zielen des Auftraggebers wird die Ausschreibungsstrategie festgelegt. Die anforderungsgerechte Leistungserbringung wird mittels Servicelevels gestaltet. Mittels optionaler Leistungen, wie zum Beispiel das Leerstandsmanagement, kann flexibel auf geänderte Randbedingungen im Gebäudebetrieb reagiert werden. Bei der Auswahl des geeigneten Anbieters von Facility Services ist neben der Wirtschaftlichkeit auch dessen Kompetenz und Leistungsfähigkeit zu bewerten. Die Einbindung dieser Aspekte in das Auswahlverfahren und in ein ausführungsbegleitendes Controlling stellt neben der Kundenzufriedenheit auch die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sicher.

 

Unser Angebot

Mit einer Fünf-Phasen-Planung erstellen wir ein massgeschneidertes Vorgehen und stellen damit sicher, dass unsere Lösungen perfekt auf Ihre Anforderungen passen.

Phase 1: Grundlagendefinition

Phase 2: Vergabeverfahren

Phase 3: Vertragsabschluss

Phase 4: Implementierung

Phase 5: Qualitäts- und Leistungskontrolle

 

 Ausschreibung Facility Services

Wir unterstützen Sie bei der Entscheidung zur Ausschreibung Ihrer Facility Services unter Berücksichtigung von interner oder externer Leistungserbringung. Unsere Empfehlung stützen wir auf eine Prozess- und Organisationsanalyse sowie ein Kosten- und Qualitäts-Benchmarking. Die Überlegungen münden in einem Ausschreibungskonzept, in dem der Leistungsumfang und die Detaillierung festgelegt sind. Wir werten die Angebote kosten- und qualitätsbezogen aus, unterstützen Sie bei den Vergabegesprächen und erstellen die Vertragsunterlagen.

 

Implementierung sowie Qualitäts- und Leistungskontrolle

Im Rahmen der Startup-Phase wird neben der Umsetzung vertraglich vereinbarter Leistungen auch die Erstellung von betriebsrelevanten Dokumenten durch intep begleitet. Wir stellen sicher, dass der Gebäudebetrieb strukturiert startet und Daten, Informationen sowie Berichtswesen korrekt erfasst werden. Gibt es Abweichungen, schlagen wir direkt Verbesserungen und Optimierungen vor. Intep analysiert, ob in Ihren bestehenden Dienstleistungsverträgen alle notwendigen Leistungen vergeben und umfassend ausgeführt werden. Ausserdem untersuchen wir die Schnittstellen zwischen Asset-, Property- und Facility Management. Wir prüfen Ihre Vertragssituation und moderieren die betrieblichen Abstimmungsprozesse zwischen den Beteiligten. Darüber hinaus unterstützen wir Sie dabei, Controllinginstrumente zu entwickeln, die eine anforderungsgerechte Qualitäts- und Leistungskontrolle gewährleisten.

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