Facts
Auftragszeitraum
2019
Auftraggeber
SBB Immobilien
Resultat
Beratung und Durchführung von Audits zur Sicherstellung der Rechtskonformität
Die SBB Immobilien AG ist Eigentümerin eines der grössten Immobilienportfolios der Schweiz. Nebst der Rolle als Eigentümerin fungiert die SBB Immobilien auch als Betreiberin ihrer Objekte und Grundstücke. Ziel des vorliegenden Projektes war es, mögliche Risiken und Mängel in der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und damit in der Erfüllung der gesetzlichen Betreiberpflichten aufzuzeigen.
Die Überprüfung der Rechtskonformität gliederte sich in drei Schritte:
In Schritt 1 wurden die relevanten gesetzlichen Betreiberpflichten zusammengestellt und eine risikobasierte Grundlage zur Beurteilung der Risikosituation geschaffen.
Schritt 2 umfasste die Durchsicht der Prozesslandkarte von SBB Immobilien und fokussierte sich einerseits auf die Verankerung der gesetzlichen Betreiberpflichten innerhalb der Prozesslandkarte. Andererseits wurden die Kontrollmechanismen untersucht sowie, hinsichtlich der gesetzlichen Dokumentationspflicht, anweisende sowie nachweisende Dokumente auf deren Existenz und Vollständigkeit innerhalb der Organisations- und Prozesslandschaft hin geprüft.
In Schritt 3 wurde die operationelle Vernkerung der Betreiberpflichten anhand mehrer Audits überprüft. Von den drei Projektkategorien Bahnhöfe, Anlagenobjekte und Betriebsobjekte wurden 15 Objekte ausgewählt, welche ein möglichst repräsentatives Bild über das gesamte Portfolio abbilden und die verschiedenen Regionen berücksichtigen. Das Auditvorgehen ist dabei stark angelehnt an den Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen nach ISO 19011:2018. Die Audits bestanden aus Interviews mit dem Bewirtschafter und/oder Facility Manager sowie einem Gebäuderundgang. Für jedes geprüfte Objekt wurde ein kurzer Auditbericht erstellt, welcher Abweichungen sowie Verbesserungsempfehlungen dokumentiert.
Auf Basis der Auditresultate wurde neben dem Ergebnisbericht eine Roadmap erstellt, welche aufzeigt, mit welchen Aktivitäten, Massnahmen und Schulungen die betriebliche Rechtskonformität in den nächsten zwei Jahren sichergestellt und kontinuierlich hinterfragt und verbessert werden kann.
Risikobasierte Zusammenstellung relevanter Betreiberpflichten
Überpfüfung der organisatorischen und prozessualen Verankerung der Betreiberpflichten
Durchführung von Audits zur Überprüfung der operationellen Verankerung der Betreiberpflichten
Erstellung von Audit- und Ergebnisberichten
Verfassen einer Roadmap mit umfassender Beurteilung und Massnahmenplanung in Bezug auf die Rechtskonformität